HUOM: Olemme päivittäneet tekstimme heinäkuuta 2026. Jos olet käynyt verkkosivuillamme aikaisemmin, pyydämme sinua lukemaan uudet tekstit. Sääntöihin ei ole tehty muutoksia. Olemme sen sijaan halunneet selventää, miten rahaston tarkoitusta ja apurahatoiminnan tavoitetta tulee ymmärtää sekä mitä hakemusta valmistellessa on hyvä ottaa huomioon.
Tervetuloa rahaston verkkosivuille!
Kiitämme kiinostuksestasi rahastoomme ja Suomen ja Ruotsin väliseen yhteistyöhön. Rahastolla
on kaksi apurahamuotoa: projektiapuraha ja matka-apuraha. Tältä sivulta löydät tietoa
molemmista sekä ohjeita hakemuksen valmisteluun.
Haluamme tehdä apurahan hakemisesta mahdollisimman selkeää ja sujuvaa. Jotta hakemuksia
voidaan arvioida tasapuolisesti, muutamia ehtoja kuitenkin pitää noudattaa. Kerromme, mitä ne
tarkoittavat, ja annamme samalla vinkkejä, joista toivomme olevan hyötyä sinulle.
Aluksi muutama sana rahaston apurahatoiminnan lähtökohdista. Rahasto ei saa
valtionavustuksia, joten käytettävissä olevat varat muodostuvat rahastopääoman tuotosta.
Yksinkertaistettuna: mitä paremmin sijoituksemme tuottavat, sitä enemmän voimme jakaa
apurahoja. Pyrimme kuitenkin apurahojen määrän pysyvän mahdollisimman tasaisena
vuodesta toiseen. Tällä hetkellä Ruotsissa apurahatoimintaan käytettävissä oleva budjetti
on yhteensä noin 4 milj. kruunua vuodessa.
Rahaston sihteeristö on pieni – meitä on kaksi henkilöä, Alfiero Zanotto ja Mats Wallenius.
Pyrimme vastaamaan yhteydenottoihin nopeasti ja pitämään kiinni ilmoitetuista käsittelyajoista.
Joskus viivästyksiä voi kuitenkin tulla, ja toivomme silloin ymmärrystä.
Toimintamme perustuu keskinäiseen luottamukseen. Luotamme hakijoiden antavan rahastolle
oikeat tiedot. Vastaavasti toivomme sinun luottavan meihin sihteeristössä: autamme parhaamme
mukaan sinua onnistumaan hakemuksessasi.
Emme voi luvata apurahaa etukäteen, mutta voimme antaa sinulle tarvittavat tiedot ja ohjeet
hakemuksen laatimiseen.
Seuraavaksi olemme koonneet kymmenen yleistä kysymystä, joihin uskomme sinun haluavan
nopean vastauksen. Sen jälkeen voit lukea tarkemmin, mitä projektiapurahan ja matka-apurahan
hakeminen edellyttää.
Jos jokin asia jää epäselväksi, ota rohkeasti yhteyttä. Kuulemme mielellämme myös palautetta
teksteistämme ja ohjeistuksestamme – niitä voidaan aina kehittää paremmiksi. Jos kysymyksesi
koskee apurahojen hakemista tai hakemusten käsittelyä, voit ensisijaisesti ottaa yhteyttä
Alfieroon sähköpostitse osoitteessa [email protected]
Alfiero Zanotto, koordinaattori
Mats Wallenius, rahastonjohtaja
1: Mihin tarkoituksiin rahasto myöntää apurahoja?
Rahaston apurahatoiminnan tarkoituksena on tukea taloudellisesti Suomen ja Ruotsin välistä vaihtoa ja yhteistyötä kulttuurin alalla. Tavoitteena on tuen lisäävän maiden välistä tuntemusta ja yhteyksiä.
Med andra ord: Hakemuksen tarkoituksen tulee pääosaltaan noudattaa rahaston tehtävää, ja miksi hanke tehdään. Hakemuksessasi sinun kannattaa ennen kaikkea kuvata, miten rahaston taloudellinen tuki voi auttaa tämän tavoitteen saavuttamisessa: kuka Suomesta osallistuu hankkeeseen, keitä aiot tavata tai kutsua mukaan ja missä toiminta toteutetaan.
2: Mitä “kulttuurin alalla” tarkoitetaan?
Kulttuurin alalla tarkoitetaan erilaisia Suomen ja Ruotsin välisiä kulttuurin muotoja, kuten:
- arkkitehtuuri ja muotoilu
- kuvataide
- elokuva ja media
- kulttuuriperintö
- kirjallisuus
- musiikki
- esittävät taiteet
- muut kulttuurin alat
Kulttuurin ala on rahaston ydintoimintaa. Sen lisäksi apurahoja voidaan myöntää myös joihinkin
erityisiin teemoihin, jotka valottavat maiden yhteiskunnallista kehitystä. Näitä ovat esimerkiksi:
- historia ja poliittinen kehitys
- kulttuuri- ja luovat alat
- kulttuuripolitiikka
- mediaan liittyvät kysymykset ja mediapolitiikka
- kielikysymykset ja kielipolitiikka
- koulutuskysymykset ja koulutuspolitiikka
3: Milloin apurahaa voi hakea?
Meillä on jatkuva hakuaika koskien molempia apurahamuotoja. Tavallinen käsittelyaika on noin kuusi viikkoa projektiapurahoissa ja noin kolme viikkoa matka-apurahoissa. Jos hakemukseen pyydetään täydennyksiä, käsittelyaika voi pidentyä. Heinäkuussa sekä joulu- ja uudenvuoden aikana käsittelyajoissa voi olla poikkeuksia.
Apurahaa ei myönnetä hankkeisiin tai matkoihin, jotka ovat alkaneet tai jotka on jo toteutettu ennen hakemuksesi käsittelyä.
Suosittelemme, että jätät hakemuksen hyvissä ajoin suhteessa käsittelyaikoihin ja milloin hankkeesi tai matkasi on suunniteltu alkaa.
4: Vaikuttaako hakemuksen jättöajankohta?
Ei. Myönnettyjen apurahojen määrä on suunnilleen sama vuoden alussa ja vuoden loppupuolella. Meillä on myös jonkin verran joustoa: jos loppuvuodesta saapuu paljon hyviä hakemuksia ja budjettiraami on jo täyttynyt, voimme joissakin tapauksissa lisätä jaettavaa määrä rahaa hieman.
5: Kuka voi hakea apurahaa?
Hakijan tulee olla täyttänyt 18 vuotta.
Projektiapurahaa voivat hakea yksityishenkilöt, organisaatiot, yhdistykset, laitokset ja muut vastaavat toimijat.
Matka-apuraha on tarkoitettu vain yksityishenkilöille. Sitä voi hakea enintään kolmen henkilön ryhmälle. Jos osallistujia on enemmän, suosittelemme projektiapurahan hakemista.
6: Kuinka paljon apurahaa voi hakea?
Projektiapurahaa voidaan myöntää enintään 50 000 Ruotsin kruunua. Matka-apurahan suuruus määräytyy erillisen taulukon mukaan perustuen mistä päin Ruotsia matkustat, minne Suomessa olet menossa ja kuinka monta päivää matka kestää. Matkan kesto voi olla enintään viisi vuorokautta. Matka-apuraha on enintään 11 500 Ruotsin kruunua henkilöä kohden.
7: Mihin tarkoituksiin apurahaa voi hakea?
Rahaston apurahatoiminnan tarkoituksen ja tavoitteen mukaisesti hakemus voi koskea esimerkiksi:
- arkistokäyntiä
- luentoa
- esitystä
- konsertteja
- esiselvityksiä
- kartoituksia
- seminaaria
- täydennyskoulutusta
- opintokäyntiä
- verkostojen rakentamista
Verkkosivujen kohdasta Apurahat / Myönnetyt apurahat löydät yhteenvedon viime vuonna
myönnetyistä apurahoista. Se antaa kuvan millaisiin toimintamuotoihin, aktiviteetteihin ja
tarkoituksiin apurahoja on myönnetty. Lue lisää täältä.
8: Miten apuraha maksetaan?
Myönnetty apuraha maksetaan kokonaisuudessaan etukäteen. Maksun vastaanottaminen edellyttää sähköistä allekirjoitusta (BankID). Yhdistyksille, organisaatioille ja muille vastaaville toimijoille apuraha maksetaan ainoastaan pankki- tai plusgirotilille.
9: Miten hakemus tehdään?
Kaikki hakemukset jätetään sähköisesti rahaston Rimbert-hakuportaalissa. Hakuportaalissa voit tutustua molempiin hakulomakkeisiin etukäteen.
10: Mikä ratkaisee, myönnetäänkö hakemukselle apuraha?
Hakemuksen käsittelyn eri vaiheet on koottu prosessikuvaukseen, johon voit tutustua täällä.
Kaikkien käsiteltävien hakemusten tulee täyttää rahaston apurahatoiminnan tarkoitus, eli niiden tulee liittyä Suomeen ja Ruotsiin. Mitä selkeämmin pystyt perustelemaan ja kuvaamaan, miten hankkeesi tai matkasi toteuttaa apurahatoiminnan tavoitetta käytännössä – toisin sanoen miten apuraha voi lisätä maiden välistä tuntemusta ja yhteyksiä – sitä paremmat mahdollisuudet hakemuksella on saada myönteinen päätös.
Ennen kuin alat täyttää hakemusta, pohdi alla olevia kysymyksiä. Kirjoita vastaukset itsellesi esimerkiksi hankkeen tai matkan suunnitelmaan.
- Miksi haluan toteuttaa hankkeen Suomen kanssa tai matkustaa Suomeen?
- Miten apuraha voi lisätä tuntemusta Suomesta ja yhteyksiä Suomeen?
- Ketä Suomesta aion tavata tai kutsua mukaan?
Sen jälkeen kannattaa vastata myös seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tapahtuu hankkeen jälkeen?
- Miten aion hyödyntää hankkeen tai matkan kokemuksia omassa toiminnassani, työssäni tai muussa yhteydessä?
Nämä kysymykset ovat hakemuksen arvioinnin ytimessä.
Vaikka hakemuksella olisi hyvä perustelu ja selkeä tarkoitus, sitä ei valitettavasti aina voida hyväksyä. Syynä voi olla yksinkertaisesti suuri määrä hakemuksia jolloin meidän on tehtävä valintoja. Jos kaksi hakemusta on arvioinnissa yhtä vahvoja, voimme esimerkiksi asettaa etusijalle hakijan, joka ei ole aiemmin saanut apurahaa rahastolta. Voimme myös painottaa hakemusta, joka koskee taiteenalaa tai teemaa, jota emme ole aikaisemmin tukeneet. Jos hakemus muistuttaa hyvin paljon hanketta, johon olet jo aiemmin saanut apurahan, tämäkin voi olla syy ettei hakemusta priorisoida hakemusten määrän vuoksi.
Voit kuitenkin hakea uudelleen. Voit myös olla yhteydessä meihin ja keskustella voisiko hakemusta kehittää. Jos projektiapurahahakemus hylätään, yhtenä vaihtoehtona voi olla hakea ensin matka-apurahaa eräänlaiseksi esiselvitykseksi ja jättää myöhemmin uusi projektiapurahahakemus. Meillä on jatkuva hakuaika, joten sinun ei tarvitse odottaa uutta hakukierrosta kuukausien päähän.
Kun olet lukenut yllä olevat kysymykset, voit valita suunnitelmaasi sopivan apurahamuodon: projektiapurahan tai matka-apurahan. Jos jokin asia jää epäselväksi kummankin apurahamuodon kuvauksessa, ota rohkeasti yhteyttä. Toivomme, että lähetät hakemuksen.
Projektiapuraha
Jos olet itsellesi muotoillut vastaukset edellä olevan kohdan ”Mikä ratkaisee, myönnetäänkö hakemukselle apuraha?” kysymyksiin, suosittelemme, että seuraavaksi tutustut Rimbert- hakuportaalissa niihin kysymyksiin, joihin hakemuksessa tulee vastata. Lue sen jälkeen alla oleva teksti ennen kuin alat täyttää hakemusta. Se auttaa sekä sinua että meitä hakemuksen arvioinnissa.
Hakemuslomake on saatavilla myös PDF-muodossa, jos haluat tulostaa sen tai lähettää sen eteenpäin muille. Löydät lomakkeen täältä.
Lomake voi ensisilmäyksellä sisältää paljon kysymyksiä. Osa niistä liittyy kuitenkin vain tilastointiin saadaksemme paremman kokonaiskuvan apurahatoiminnastamme. Haluamme yksinkertaisesti ymmärtää paremmin, mistä sinä ja muut hakijat olette kiinnostuneita ja mihin apurahaa ennen kaikkea tarvitaan.
Huomioi tämä
Hakemuksen tärkein kysymys on, miten hanke toteuttaa rahaston apurahatoiminnan tarkoitusta ja tavoitetta – siis miksi rahasto myöntää taloudellista tukea, kuten kohdassa ”Miksi rahasto myöntää apurahoja?” on kuvattu. Mitä paremmin pystyt perustelemaan ja kuvaamaan, miten hankkeesi voi käytännössä saavuttaa tämän tavoitteen suunnitelmiesi ja tavoitteidesi pohjalta, sitä paremmat mahdollisuudet hakemuksella on saada myönteinen päätös.
Projektiapurahan enimmäismäärä on 50 000 Ruotsin kruunua. Sen tarkoituksena on ensisijaisesti kattaa sellaisia lisäkustannuksia, jotka syntyvät Suomen kytkeytymisestä hankkeeseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi matkakulut, majoitus, tilavuokrat tai muut vastaavat kustannukset.
Projektiapurahaa voi hakea myös pohjoismaisiin ja kansainvälisiin toimintoihin, jos Suomen ja Ruotsin välinen suhde on niissä keskeinen teema tai jos osallistujat näistä kahdesta maasta ovat toiminnan kannalta olennaisia.
Emme edellytä, että hankkeella on muuta rahoitusta muiden apurahojen muodossa. Jos rahasto on hankkeesi ainoa rahoittaja ja haettava summa on lähellä 50 000 Ruotsin kruunua, muu rahoitus voi kuitenkin vahvistaa hakemusta.
Jos et saa koko hakemaasi summaa, syynä voi olla se, että osa kustannuksista ei arviomme mukaan ole varsinaisia lisäkustannuksia tai että niiden rahoittaminen olisi luontevampaa hakijalle itselleen, hankkeen taustaorganisaatiolle tai jollekin muulle rahoittajalle.
Tärkeä seikka rahaston prioisoinnissa liittyy hankkeen kiinnostukseen myös ulkopuolisille. Joissakin tapauksissa rahasto voi pitää luontevampana rahoittaa hankkeen myöhempää vaihetta, jolloin hankkeen tuloksia – eli sen varsinaista tarkoitusta – voidaan levittää ja jakaa yleisölle.
Rahasto ei myönnä apurahaa harjoitteluun tai opintoihin, jotka ovat osa tavanomaista koulutustasi tai joita voidaan pitää luonnollisena osana työtehtävääsi. Apurahaa ei myöskään myönnetä urheilutapahtumiin.
Rahasto ei myöskään myönnä apurahaa seuraaviin tarkoituksiin:
· laitteiden tai välineiden hankintaan omaa toimintaa, hanketta tai matkaa varten
· korjauksiin, rakennustöihin tai vastaaviin kustannuksiin
Hakemuksen täyttäminen Rimbertissä
Vastausten ei tarvitse olla pitkiä. Tärkeämpää on, että ne ovat mahdollisimman selkeitä ja konkreettisia, jotta hakemusta on helppo arvioida. ”Miksi”-kysymyksen ei tarvitse saada pitkää vastausta; yhtä tärkeää on kuvata, miten hanke toteutetaan. Arvioinnin kannalta olennaista on esimerkiksi se, keitä aiot tavata, kutsua mukaan, vierailla tai tehdä yhteistyötä heidän kanssaan. Mitä paremmin nämä tiedot on jo vahvistettu, sitä parempi.
HUOM: Puutteellinen hakemus, josta puuttuu arvioinnin kannalta välttämättömiä tietoja, hylätään. Sihteeristö voi tarvittaessa pyytää täydennyksiä ja pitää oikeudet hylätä anomukset jotka eivät vastaa rahaston tarkoitusta ja ohjeita. Se merkitsee ettei anomusta käsitellä edelleen.
Sihteeristöllä on myös oikeus tehdä hallinnollinen hylkäyspäätös hakemuksista, jotka eivät liity rahaston tarkoitukseen ja ohjeisiin. Tällöin hakemusta ei viedä eteenpäin arvioitavaksi.
Mitä projektiapurahahakemuksen arvioinnissa tarkastellaan?
Projektiapurahahakemusten arviointia varten rahastolla on asiantuntijaryhmä. Jokaisen hakemuksen arvioi vähintään kaksi henkilöä: kyseisen alan asiantuntija ja asiantuntijaryhmän puheenjohtaja, jotka tarkastelevat laajemmin hakemuksen Suomen ja Ruotsin välistä sisältöä suhteessa rahaston tarkoitukseen ja tavoitteeseen.
Tutustu rahaston ruotsalaisiin asiantuntijoihin täällä. Asiantuntijat antavat suosituksen rahaston sihteeristölle, joka tekee lopullisen päätöksen.
Sihteeristön päätökset hakemuksista raportoidaan säännöllisesti rahaston hallitukselle ja Ruotsin toimikunnalle. Toimikunnan kokouksissa arvioidaan tarkemmin Ruotsin apurahatoimintaa: miten se kehittyy ja miten sitä voidaan parantaa. Näihin kokouksiin osallistuu myös asiantuntijaryhmän puheenjohtaja.
Asiantuntijoiden arvioinnissa keskitytään ennen kaikkea kolmeen kysymykseen:
1: Miksi hakemus koskee juuri Suomea?
Arvioimme, voiko hakemuksen kohteena oleva apuraha luoda uusia tai syventää olemassa olevia yhteyksiä Suomeen tai lisätä uutta tai syvempää tietoa Suomesta Ruotsissa – tai vastaavasti Ruotsista Suomessa.
Tässä arvioinnissa tarkastellaan esimerkiksi, missä määrin hanke liittyy Suomeen, tuoko Suomeen liittyvä osuus lisäarvoa hankkeen kohderyhmälle, osallistujille tai toiminnalle ja onko kyse jostakin, joka tuo jotain uutta jo olemassa olevaan toimintaan.
2: Onko ajatusta siitä, miten yhteyksiä ja tietoa voidaan hyödyntää hankkeen jälkeen?
Arvioimme, onko hankkeella mahdollisuuksia kehittää toimintaasi ja levittää myös muille. On luonnollisesti vaikea tietää etukäteen, mitä hankkeen jälkeen tapahtuu. Hakemuksessa voi kuitenkin kuvata toiveita tai tavoitteita esimerkiksi yhteistyön jatkumiseen, kannustamiseen uusiin tai muihin ruotsalais-suomalaisiin hankkeisiin sekä kokemusten hyödyttämiseen uusille hakijoille.
3: Onko hanke realistinen suhteessa hakemuksessa esitettyihin edellytyksiin?
Tässä arvioidaan esimerkiksi aikataulua, budjettia ja osaamista. Tarkastelemme, onko hanke valmisteltu riittävän hyvin, olisiko parempi odottaa hieman ja työstää hankekuvausta lisää ennen uutta hakemusta tai olisiko järkevää aloittaa hakemalla ensin matka-apurahaa.
Budjetin arvioinnissa painotetaan kuinka suuri osuus kokonaiskustannuksista haetaan rahastolta ja ovatko muut tulot varmoja, todennäköisiä vai vasta haettuja muilta rahoittajilta.
Matka-apuraha
Jos olet vastannut itsellesi edellä olevan kohdan ”Mikä ratkaisee, myönnetäänkö hakemukselle apuraha?” kysymyksiin, suosittelemme sinun seuraavaksi tutustuvan Rimbert-hakuportaalissa oleviin kysymyksiin, joihin hakemuksessa tulee vastata. Lue sen jälkeen alla oleva teksti ennenkuin aloitat täyttää hakemusta. Se auttaa sekä sinua että meitä hakemuksen arvioinnissa.
Hakemuslomake on saatavilla myös PDF-muodossa, jos haluat tulostaa sen tai lähettää sen eteenpäin muille.
Löydät lomakkeen täältä.
Lomake voi ensisilmäyksellä sisältää paljon kysymyksiä. Osa niistä liittyy kuitenkin vain tilastointiin saadaksemme paremman kokonaiskuvan apurahatoiminnasta. Haluamme yksinkertaisesti ymmärtää paremmin, mistä sinä ja muut hakijat olette kiinnostuneita ja mihin apurahaa ennen kaikkea tarvitaan. Löydät lomakkeen täältä.
Huomioi tämä
Hakemuksen tärkein kysymys on, miten matka toteuttaa rahaston apurahatoiminnan tarkoitusta ja tavoitetta – siis miksi rahasto myöntää taloudellista tukea, kuten kohdassa ”Miksi rahasto myöntää apurahoja?” on kuvattu. Mitä paremmin pystyt perustelemaan ja kuvaamaan, miten matkasi voi käytännössä saavuttaa tämän tavoitteen suunnitelmiesi ja tavoitteidesi pohjalta, sitä paremmat mahdollisuudet hakemuksella on saada myönteinen päätös.
Matka-apuraha on tarkoitettu Ruotsista Suomeen, Ahvenanmaa mukaan lukien, suuntautuviin matkoihin. Apuraha kattaa matka-, ruoka- ja majoituskuluja enintään viiden vuorokauden ajalta. Enimmäismäärä on 11 500 Ruotsin kruunua henkilöä kohden, ja se lasketaan hakuportaalissa erillisen taulukon mukaan. Apurahaa haetaan henkilökohtaisesti, ja sama hakemus voi koskea enintään kolmen henkilön ryhmää. Jos ryhmä on suurempi, suosittelemme projektiapurahan hakemista.
Jos hakemus koskee esimerkiksi täydennyskoulutusta, opintokäyntiä tai muuta vastaavaa toimintaa, joka on perusteltu rahaston tarkoituksen ja tavoitteen näkökulmasta, samaan toimintaan myönnetään yleensä enintään viisi henkilökohtaista matka-apurahaa. Tällöin hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä. Apurahatoiminnan kokonaisuuden ja hakemusten määrän näkökulmasta varamme eivät valitettavasti riitä useampiin apurahoihin samalle toiminnalle. Vaihtoehtona olisi hylätä kaikki hakemukset tasapuolisuuden vuoksi, mutta sekään ei mielestämme ole hyvä ratkaisu. Ajattelemme, että tällaisessa tilanteessa muutama apuraha on parempi kuin ei yhtään apurahaa.
HUOM: Suomen-vierailulla tulee olla selkeä tarkoitus linjassa rahaston apurahatoiminnan tavoitteeseen. Hakemuksessa tulee olla jonkinlainen dokumentaatio tai vahvistus paikoista, joissa aiot vierailla, ja henkilöistä, joita aiot tavata. Pelkkä osallistuminen konferenssiin, messuille, esitykseen tai vastaavaan tapahtumaan ei riitä apurahan myöntämiseen. Matkalla tulee olla selkeämpi tarkoitus: miksi juuri sinun matkasi Suomeen on tärkeä.
Etusijalle asetetaan hakemukset, joissa Suomessa syntyviä kontakteja ja hankittua tietoa voidaan hyödyntää myöhemmin muussa toiminnassa tai muissa tarkoituksissa Ruotsissa.
Mitä matka-apurahahakemuksen arvioinnissa tarkastellaan?
Matka-apurahahakemukset arvioidaan rahaston sihteeristössä, jotta käsittelyaika voidaan pitää lyhyenä.
Arviointimme keskittyy ennen kaikkea kolmeen kysymykseen:
1: Miksi hakemus koskee juuri Suomea?
Arvioimme, voiko hakemuksen kohteena oleva apuraha luoda uusia tai syventää olemassa olevia yhteyksiä Suomeen tai lisätä uutta tai syvempää tietoa Suomesta Ruotsissa.
2: Onko ajatusta miten yhteyksiä ja tietoa voidaan hyödyntää matkan jälkeen?
Arvioimme, onko matkalla mahdollisuuksia kehittää toimintaasi ja levittää myös muille. Hakemuksessa kannattaa kuvata, miten aiot hyödyntää matkan aikana syntyneitä kontakteja, kokemuksia ja tietoa myöhemmin omassa työssäsi, toiminnassasi tai verkostoissasi.
3: Onko matka realistinen suhteessa hakemuksessa esitettyihin edellytyksiin?
Tässä arvioidaan esimerkiksi matkasuunnitelmaa, aikataulua, tapaamisten ja vierailujen uskottavuutta sekä vastaavatko suunnitelmat matkan tavoitteita.
Sihteeristön päätökset matka-apurahahakemuksista raportoidaan säännöllisesti rahaston hallitukselle ja Ruotsin toimikunnalle, joka käsittelee apurahatoimintaa perusteellisemmin kahdessa kokouksessa vuoden aikana.